5.2.2 数据输入与保存

1. 输入字符串数据

(1)输入普通字符串

要向单元格中输入字符型数据，只需首先用鼠标单击该单元格，确定被输入数据的位置，然后直接输入字符串。

在输入字符串的过程中，输入的内容同时显示在编辑栏和单元格内部。

(2)输入类似数值型量的字符串

对于学号、电话号码（特别是以0起始的学号或电话号码）等类似数值量的字符串，为了保证输入单元格的数据符合要求，不会把输入的内容当做数值型数据处理，需要在开始输入前先添加一个前导符号“'”。前导符“'”代表即将输入的内容是字符串，而且左对齐。

(3)字符串的默认格式

字符串默认为左对齐方式，也可以利用【开始】功能区中【对齐方式】区域内的按钮设置文字为“居中”对齐。

(4)单元格内数据的换行

在输入较长的字符串时，如果希望在某处换行，则可以直接在该处键入<Alt>+<Enter>。

图5-4输入字符串过程中换行

2. 输入数值

(1)直接输入数值

选定单元格，直接输入一串英文半角方式的数码。例如，10000、1598，等等。注意：在输入数值型量过程中，小数点必须使用英文半角的圆点。数值型量必须以数码开头，而且要符合数值的书写格式。否则，会被系统理解为字符串。

(2)输入日期

选定单元格，直接输入符合日期格式的日期即可。例如：2011-11-12，或者2011/10/08。日期格式以数码开头，可以使用水平短线或者斜线（减号或者除号）作为分隔符。

①公式和日期中的减号和分隔符必须是英文半角字符。②日期格式必须符合规范，如2011-3-8。但2011-2-29和2011-89-2都不是日期，而是字符串。③有时，在输入日期后，系统会显示为一个非常庞大的数字。这并不表示输入错误，只是显示格式不对。可以用后面讲到的设置数据格式的方法设置该数据为日期格式。

3. 数据编辑

对于比较长的字符串，在输入过程中难免不发生输入错误，或者事后发现某些单元格中的数据需要修改。修改长字符串主要有两种方法。

(1)直接编辑数据

首先，以鼠标单击来选中包括长字符串的单元格；

然后，鼠标双击此单元格的内容。此时鼠标变成短竖线形状，成为一个插入点光标。此时，可以移动插入点光标，也可使用各种编辑键，直接修改字符串的内容。

(2)利用编辑栏编辑数据

首先，以鼠标单击来选中包括长字符串的单元格（把此单元格变成当前单元格）；

此时，在编辑栏中显示的是选中的单元格中的长字符串；

以鼠标单击编辑栏内字符串中需要修改之处，直接在编辑栏上修改。

如果文本较长，可以拖动编辑栏底部的水平线，改变编辑栏的高度，使信息能够更充分地显示出来。

4. 输入公式

在Excel中，出于计算的目的，常常需要输入公式。

(1)输入公式的方法

首先，以鼠标单击需要输入公式的单元格，确定要输入公式的位置。

其次，直接键入英文的“=”，作为公式的标记，然后就可以直接输入公式的内容了。

如果本公式中要使用函数，当用户键入函数的第一个字母后，Excel就会给出相似的函数列表，用户可以直接以鼠标单击来选择所需的函数。如图5-5所示。

图5-5输入函数Count的过程

另外，在输入公式的过程中，用户可以直接用鼠标单击选中单元格，或者以鼠标拖动选择一个区域，以此单元格或区域作为公式中的自变量。因此，在公式输入过程中，可以把输入字符、单击鼠标、拖动鼠标等操作结合使用。

(2)补充说明

所有的公式都应该以英文半角的“=”开始，而且公式必须符合规范，不能输入错误。

如果输入的公式存在格式错误，系统将在单元格中显示：#NAME。

如果输入的公式格式正确，只是由于数据类型错误或者参数错误，则显示为：#VALUE。